Hoe organiseer je een kick-ass evenement?

Hoe organiseer je een kick-ass evenement?

Je zorgt voor een cateraar, kleed de zaal aan, playlistje op en voilà! Het feest kan beginnen…toch?  Wil jij een kick-ass bedrijfsfeest of borrel organiseren? Een evenement waar je eigen medewerkers of vaste relaties jaren later op terug kijken? Lees dan deze tips.

Locatie, locatie, locatie!

Locatie is enorm belangrijk voor een kick-ass evenement. Locaties geven namelijk een bepaalde ambiance of sfeer. Daarnaast moet het goed bereikbaar zijn voor alle mensen die zijn uitgenodigd. Denk dus vooral na over de ‘functie’ van je locatie. Oftewel, waar moet de locatie aan voldoen? Past de locatie überhaupt bij de thema en het publiek? Als je bijvoorbeeld een borrel houdt in een kroeg krijg je een hele andere ervaring dan in een exclusief restaurant. Ook moet je rekening houden met de beperkingen van bepaalde locaties. Zo zijn sommige locaties niet toegankelijk voor ouderen of heeft het weinig opties voor veganisten. Stem daarom de locatie, thema en je publiek op elkaar af.

Dare to be brave!

Het organiseren van een evenement is éénding. Maar als je echt een kick-ass evenement wil moet je buiten de bestaande kaders denken. Natuurlijk is een bedrijfsborrel leuk, maar wat dacht je van een exclusieve haringparty of stroopwafels leren bakken of disco-bowlen? Een uniek evenement zorgt ervoor dat je werknemers of relaties achteraf zeggen: “Daar was ik bij!”. Wat is een beter visitekaartje dan dat?

Blijf promoten

Is het evenement over éénweek of ééndag? Het maakt niet uit! Blijf je event promoten. Maak ruim van tevoren een communicatieplan, zodat je meerdere keren het evenement onder aandacht brengt. Hierdoor kunnen mensen op tijd een babysitter regelen en toeleven naar het evenement. Dit kan via e-mail of social media maar ook door posters op te hangen in de kantine of het event tijdens een meeting te benoemen. Zijn de mensen niet heel enthousiast? Laat ze vooral meedenken of meehelpen. Vraag bijvoorbeeld welk muziek absoluut op de play-list moet komen.

Bespreek het draaiboek

Vaak zie je dat mensen verstrooid om zich heen kijken, terwijl er wel een draaiboek is. Het is dan ook goed om het draaiboek 2 of 3 dagen voordat het evenement begint te bespreken. Doordat je het draaiboek 2 a 3 dagen van tevoren bespreekt, ligt het nog vers in het geheugen van de mensen die meehelpen. Zo word je niet overspoelt met vragen zoals: “wie zorgt voor de garderobe?” of “waar kan de juiste kabels vinden voor de microfoon?”

The devil is in the details!

Vaak zijn kleine details wat een evenement bijzonder maakt of waar het juist mis kan gaan. Denk bijvoorbeeld aan technische voorziening zoals microfoon, beeld, EHBO-kitjes, juiste kabels etc. Maar ook aan persoonlijke details, bedank kaartjes en uitnodigingen. Geef jezelf dus voldoende tijd en ruimte om apparatuur te testen. Mocht er dan toch iets ontbreken of misgaan, dan heb je altijd genoeg tijd om dit recht te zetten.

Wil je ook een kick-ass evenement organiseren? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag!